Onboarding proces opstarten? Houd hier rekening mee!
Zoals beloofd in de vorige blog, gaan we ons in deze blog verdiepen waarom een goed onboarding proces cruciaal is. Het is namelijk heel fijn dat er tegenwoordig methodes zijn waardoor je snel personeel kan vinden, maar als ze net zo snel weer weg gaan heb je nog steeds een probleem! In de vorige blog las je hoe belangrijk een snelle reactie op de aanmeldingen zijn. Dit is namelijk stap één om snel talent te werven en om te voorkomen dat ze niet voor een andere organisatie kiezen die sneller reageert.
Wanneer een nieuw personeelslid begint, wil je dat hij/zij ook blijft. Dit is misschien wel de moeilijkste stap. Het blijkt namelijk dat 50% van de medewerkers al vaak in de eerste 6 maanden een besluit hebben genomen om wel of niet voor de organisatie te blijven werken. Hier komt een goed onboarding programma om de hoek kijken. Een onboarding programma zorgt ervoor dat jouw nieuwe medewerkers goed zullen integreren binnen de organisatie. Hierdoor voelen zij zich sneller thuis en is de kans dat zij blijven een stuk groter!
Inhoud
Wat is onboarding precies?
Onboarding is het proces waar een werkgever haar nieuwe werknemers welkom heet binnen het bedrijf en begeleidt tijdens hun eerste dagen. Hierbij wordt ervoor gezorgd dat de werknemer de eerste dagen goed kan starten en alle informatie ontvangt die er nodig is. Dit zorgt al meteen voor een goede eerste indruk van de organisatie. Maar het onboarding proces gaat niet alleen om te zorgen dat de nieuwe medewerker snel aan de slag kan, maar ook dat er een band ontstaat tussen de andere medewerkers en het bedrijf. Als je het onboarding proces goed aanpakt, kan dit dus verschillende voordelen opleveren voor je organisatie. Maar wat zijn deze voordelen en wat moet er nou precies in een onboarding programma zitten qua activiteiten? Ik heb geprobeerd het zo beknopt mogelijk hieronder te schrijven.
Voordelen van een goed onboarding proces
1. Sterke employer branding
Een goede introductie en een leuke eerste werkweek laten een goede indruk achter bij de nieuwe werknemer. En als je nieuwe medewerker enthousiast is, dan wordt het team, zijn/haar vrienden, familie en andere geïnteresseerden van jouw nieuwe medewerker dat ook! De kans is namelijk groot dat zij in hun eerste interactie meteen vragen naar de nieuwe job. Positieve berichten, creëren een sterk werkgeversmerk. Daarnaast laat je ook zien dat jouw organisatie het goed voor elkaar heeft, als je on-boarding proces (de eerste indruk), op orde is.
2. Vertrouwen aan medewerker geven
Je voorkomt met een on-boarding programma sneller het gevoel van ‘Doe ik het wel goed?’. Er worden een aantal onzekerheden weggehaald. En dat geeft een fijn gevoel aan de nieuwe medewerker.
3. Bespaart kosten
Niet onbelangrijk: Het on-boarding proces kan kosten besparen. De zoektocht naar personeel is een kostbaar proces. Als de werknemers zich welkom voelen en merken dat ze op hun plek zitten, is de kans kleiner dat zij vroegtijdig weggaan. Dat scheelt weer opnieuw zoeken 😉
4. Zorgen voor productiviteit en kwaliteit
Wanneer je een goed inwerkprogramma hebt, kan de nieuwe medewerker snel aan de slag en zorg je ervoor dat de kwaliteit gewaarborgd blijft!
Zo ziet (minimaal) een onboarding programma eruit
1. Proces voor de medewerker start
Oftewel: kan de medewerker meteen aan de slag? Is er een werkplek, gereedschap, laptop (die volledig is ingesteld), inloggegevens, werkkleding die klaar ligt? Als alles klaar ligt, laat je niet alleen zien dat je over de zaken nadenkt, maar ook dat je klaar bent voor de komst van je nieuwe medewerker en op deze manier het ‘van harte welkom’ laat blijken. Informeer ook duidelijk wat de medewerker kan verwachten de komende dagen.
Tip! Laat je medewerker op de eerste dag een uurtje later komen, dan kan jij je rustig voorbereiden op de komst van de nieuwe medewerker 😊
2. De eerste dag
Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker zich welkom voelt! Zorg bijvoorbeeld voor een creatief, leuk welkomstcadeau. Daarnaast wil je dat de nieuwe collega zijn/haar directe collega’s gaat ontmoeten. Zelf vind ik ‘langs de bureaus gaan’ ongemakkelijk. Een leuk alternatief zou bijvoorbeeld een soort van ‘vrijmibo’ zijn, maar dan met een bak koffie. Zo zorg je voor een gemoedelijke sfeer, maar neem wel een moment dat iedereen vertelt wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat ze doen. Ook kan een simpel loopje buiten met 1 of 2 collega’s een gemoedelijke sfeer zijn. Zo wordt er rustig aan de connecties gebouwd.
3. De eerste week
Zorg dat de taken van de nieuwe medewerker duidelijk zijn, een gestructureerd inwerkprogramma. Wat moet hij/zij deze week uitvoeren? Er is niets vervelender dan aan de slag willen gaan en niet weten wat te doen. Ga ook zeker in gesprek over wat de verwachtingen zijn voor deze week vanuit beide kanten. Daarnaast is een bedrijfsrondleiding ook altijd leuk! Laat zien wat er allemaal gebeurt binnen het bedrijf.
Regel ook een buddy waar je de nieuwe medewerker aan kan koppelen. Met wie kan hij/zij meelopen en de vragen aan stellen. Het idee dat je altijd iemand hebt waar je op terug kan vallen is een fijn idee! Geef ook niet alle informatie in 1 keer. Alle nieuwe indrukken zijn namelijk al best veel om te verwerken. Smeer het uit over de hele week.
4. Na de eerste week
Ga in gesprek met de nieuwe medewerker hoe hij/zij het vond. Zowel de positieve als de negatieve dingen. Juist met de negatieve feedback kan jij je onboarding programma beter maken! Ook na de laatste weken moet je in gesprek blijven gaan, om te zorgen dat je medewerkers nergens tegenaan lopen. En houd er rekening mee dat ze aan het eind van de week verzadigd zullen zijn van alle informatie!
Het is een ingewikkeld proces om een goed onboarding programma te schrijven dat in één keer goed is. Het is ook een proces waar je waarschijnlijk continu mee bezig bent, want er zijn ook elke keer nieuwe ontwikkelingen binnen het bedrijf. Zorg in ieder geval dat je een goede basis hebt en laat ook de medewerkers van de afdeling meedenken over het onboarding proces. Zij weten het beste wat er gaande is op de afdeling en welke punten het belangrijkst zijn!
Blijf op de hoogte en blijf ons volgen, werving is meer dan adverteren of promoten. Succesvolle werving loopt dus nog door tot na de aanname van nieuwe medewerkers. Jouw nieuwe medewerkers verdienen een warm welkom en succesvolle loopbaan bij jouw organisatie. Wil je er een keer over sparren hoe je dit kan toepassen in je eigen bedrijf? Dan kan je altijd met ons contact opnemen via via weyou.nl of bel ons gerust op 085 – 040 36 53.
Lees één van onze andere blogs om tot meer inzichten te komen op het gebied van werving!